NarzędziownikGP

GP Engineering

← Wróć

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Wersja z 2 października 2026

Projekt dokumentu. Treść czeka na przegląd prawnika i może się zmienić przed zawarciem umowy.

Umowa zawarta między Klientem, czyli firmą korzystającą z programu NarzędziownikGP (dalej: Administrator), a GP Engineering sp. z o.o. z siedzibą w Krotoszynie, ul. Piłsudskiego 6, 63-700 Krotoszyn, KRS 0001262659, NIP 6211856675 (dalej: Podmiot przetwarzający), na podstawie art. 28 RODO.

Umowa zostaje zawarta razem z umową o świadczenie usługi na zasadach regulaminu (dalej: Umowa główna), w tej samej formie. Na prośbę Administratora Podmiot przetwarzający przygotuje jej egzemplarz do podpisu.

§ 1. Definicje

  1. RODO: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
  2. Dane: dane osobowe, które Administrator i jego Użytkownicy zapisują w programie, opisane w załączniku 1.
  3. Podprocesor: podmiot, któremu Podmiot przetwarzający dalej powierza przetwarzanie Danych.
  4. Pozostałe pojęcia mają znaczenie nadane im w RODO i w regulaminie.

§ 2. Przedmiot, cel i czas przetwarzania

  1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie Danych w zakresie i celu opisanym w załączniku 1, wyłącznie po to, żeby świadczyć usługę na zasadach Umowy głównej.
  2. Przetwarzanie trwa przez czas Umowy głównej, a po jej zakończeniu do chwili usunięcia albo zwrotu Danych zgodnie z § 9.

§ 3. Polecenia Administratora

  1. Podmiot przetwarzający przetwarza Dane tylko na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem jest Umowa główna, ta umowa oraz korzystanie przez Administratora i jego Użytkowników z funkcji i ustawień programu. Inne polecenia Administrator przekazuje e-mailem albo na czacie z supportem.
  2. Jeśli polecenie narusza w ocenie Podmiotu przetwarzającego przepisy o ochronie danych, Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje o tym Administratora.
  3. Podmiot przetwarzający nie przetwarza Danych do własnych celów. Nie używa ich też do trenowania modeli sztucznej inteligencji i nie pozwala na to Podprocesorom.

§ 4. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

  1. Podmiot przetwarzający:
    • dopuszcza do Danych tylko osoby, które upoważnił i które zobowiązały się do zachowania tajemnicy,
    • stosuje środki bezpieczeństwa opisane w załączniku 2, odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO),
    • przechowuje Dane w Unii Europejskiej,
    • usuwa nagrania głosowe zaraz po zamianie ich na tekst,
    • prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania (art. 30 ust. 2 RODO).
  2. Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą. Większość z nich Administrator wykona sam w programie (eksport, poprawienie danych konta, korekta, dezaktywacja). Ponieważ historia w programie tylko się dopisuje, dane osoby, których nie da się usunąć funkcjami programu, Podmiot przetwarzający usuwa albo anonimizuje na polecenie Administratora w ciągu 30 dni.
  3. Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków z art. 32–36 RODO, w szczególności przy ocenie skutków dla ochrony danych, w zakresie, w jakim dotyczą one programu.
  4. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi (w programie, a do czasu wprowadzenia odbijania na budowie e-mailem) wzór informacji dla osób, które odbijają się na budowie, opisujący, co program sprawdza i zapisuje. Administrator uzupełnia go o swoje dane, podstawę prawną i okres przechowywania i przekazuje go tym osobom (art. 13 i 14 RODO).

§ 5. Podprocesorzy

  1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Podmiot przetwarzający z Podprocesorów. Aktualna lista jest w załączniku 3.
  2. O zamiarze dodania albo zmiany Podprocesora Podmiot przetwarzający informuje właściciela firmy e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym czasie zgłosić sprzeciw. Jeśli Strony się nie porozumieją, Administrator może wypowiedzieć Umowę główną ze skutkiem natychmiastowym.
  3. Podmiot przetwarzający nakłada na Podprocesorów obowiązki ochrony Danych co najmniej takie jak w tej umowie i odpowiada za ich działania jak za własne.

§ 6. Przekazywanie Danych poza EOG

  1. Dane są przechowywane w Unii Europejskiej. Niektórzy Podprocesorzy mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo mogą przetwarzać tam Dane przez krótki czas (np. przy zamianie wpisu tekstem lub głosem na propozycję ruchu).
  2. Przekazanie poza EOG odbywa się tylko przy zachowaniu zabezpieczeń z rozdziału V RODO: na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.

§ 7. Naruszenie ochrony danych

  1. Podmiot przetwarzający zawiadamia Administratora o naruszeniu ochrony Danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, e-mailem na adres właściciela firmy.
  2. Zawiadomienie zawiera informacje z art. 33 ust. 3 RODO, jakie są znane w chwili zawiadomienia; pozostałe Podmiot przetwarzający przekazuje, gdy je ustali.
  3. Podmiot przetwarzający dokumentuje naruszenia i współpracuje z Administratorem przy ich usuwaniu.

§ 8. Kontrola

  1. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi informacje potrzebne do wykazania, że wywiązuje się z tej umowy.
  2. Administrator może przeprowadzić audyt albo zlecić go audytorowi zobowiązanemu do zachowania tajemnicy, po zawiadomieniu Podmiotu przetwarzającego co najmniej 14 dni wcześniej, nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia ochrony Danych. Koszty audytu ponosi Administrator.

§ 9. Zakończenie przetwarzania

  1. Podmiot przetwarzający nie usuwa Danych automatycznie, ani przy zaległej płatności, ani po zakończeniu Umowy głównej.
  2. Po zakończeniu Umowy głównej firma zostaje w trybie tylko do odczytu, a Administrator może wyeksportować Dane. Administrator decyduje, czy Dane usunąć, czy zwrócić, i przekazuje decyzję e-mailem. Podmiot przetwarzający wykonuje ją w ciągu 30 dni i potwierdza to e-mailem.
  3. Zwrot obejmuje eksport stanu i historii do pliku Excel oraz, na prośbę Administratora, zdjęcia i dokumenty.
  4. Dopóki Administrator nie zdecyduje, Podmiot przetwarzający przechowuje Dane bez zmian i raz na 6 miesięcy przypomina właścicielowi firmy e-mailem o decyzji.
  5. Kopie zapasowe u Podprocesorów wygasają w ich cyklu przechowywania kopii.

§ 10. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach ochrony danych osobowych ta umowa ma pierwszeństwo przed Umową główną.
  2. Odpowiedzialność Stron za szkody wynikające z naruszenia tej umowy określają art. 82 RODO i Umowa główna.
  3. Zmiany tej umowy wprowadza się jak zmiany regulaminu. Do umowy stosuje się prawo polskie.

Załącznik 1. Zakres przetwarzania

Osoby, których dane dotyczą

  • właściciel, kierownicy, magazynierzy i pracownicy Administratora, którym założono konta w programie, w tym pracownicy logujący się nazwą użytkownika bez e-maila,
  • osoby, które Administrator wpisał do kartoteki Ludzie bez konta w programie, np. pracownicy bez telefonu albo ludzie podwykonawcy,
  • osoby, których dane Administrator wpisuje w programie, np. inwestorzy w adresie lub nazwie budowy, pracownicy serwisów,
  • osoby, które przypadkiem widać na zdjęciach albo słychać w nagraniach.

Rodzaje danych

  • dane kont: imię, nazwisko, e-mail albo nazwa użytkownika, rola, przypisanie do budów i pojazdów, stan konta (aktywne, dezaktywowane), data hasła tymczasowego, skrót hasła i sesje logowania,
  • kartoteka Ludzie: imię i nazwisko, notatka, stan (aktywna, nieaktywna) i konto, jeśli osoba je ma,
  • uprawnienia osób: rodzaj (np. szkolenie BHP, SEP, UDT z opisem urządzenia, prawo jazdy z kategorią, kurs pierwszej pomocy, rodzaj własny Administratora), data ważności, cykl, data ostatniego wykonania, notatka i dokumenty (zdjęcia albo PDF, np. zaświadczenia ze szkolenia),
  • badania lekarskie (okresowe i do pracy na wysokości): tylko daty (ważne do, ostatnie badanie) i, jeśli Administrator go doda, skan orzeczenia,
  • odbicia na budowie: kto, na której budowie albo bazie, godzina wejścia i wyjścia, wynik sprawdzenia położenia w chwili odbicia (na budowie, poza budową, bez położenia, bez sprawdzenia) z odległością od budowy w metrach, oznaczenie odbicia zapisanego bez zasięgu, kto odbił osobę bez telefonu (wtedy sprawdza się położenie telefonu odbijającego), poprawki godzin z powodem i notatki wyjaśnień, oraz liczony z odbić czas na budowie,
  • dane o pracy ze sprzętem: kto, kiedy i dokąd wydał, zwrócił, przeniósł lub wysłał do serwisu narzędzie, cofnięcia ruchów, korekty z powodem, zgłoszenia nowych narzędzi,
  • tekst wpisów i rozpoznany tekst nagrań głosowych oraz, tylko na czas zamiany na tekst, same nagrania,
  • zgłoszenia uszkodzeń, braków i innych spraw z opisem, zdjęciami i komentarzami,
  • dokumenty narzędzi (świadectwa, protokoły, karty gwarancyjne, faktury),
  • wiadomości, zdjęcia i zrzuty ekranu przesłane na czacie z supportem, w zakresie, w jakim zawierają Dane,
  • adresy budów i bazy oraz ich położenie na mapie budów (z geokodowania adresu albo wskazane ręcznie),
  • powiadomienia w programie, subskrypcje powiadomień push (adres i klucze) oraz stan samouczka.

Danymi szczególnych kategorii (art. 9 RODO) są w programie tylko dane o badaniach lekarskich (okresowych i do pracy na wysokości): daty orzeczenia i jego skan. Z badań program zapisuje tylko daty, bez treści orzeczenia, a skan dodaje i otwiera tylko właściciel firmy. Innych danych szczególnych kategorii ani danych o wyrokach (art. 10 RODO) Administrator nie powierza, a program nie jest do nich przeznaczony.

Program nie śledzi położenia telefonów. Tylko w chwili odbicia na budowie telefon wysyła położenie, a serwer liczy z niego odległość od budowy i zapisuje samą odległość w metrach i wynik sprawdzenia. Współrzędnych program nie zapisuje w bazie danych ani w logach; bez zasięgu czekają tylko w telefonie, do wysłania odbicia.

Charakter i cel przetwarzania

Przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, eksport, wysyłka powiadomień e-mailem i push (w tym przypomnień o terminach uprawnień i o wyjściu z budowy), zamiana nagrań na tekst i tekstu na propozycję ruchu przez dostawcę sztucznej inteligencji, liczenie odległości od budowy w chwili odbicia i czasu na budowie, udzielanie pomocy na czacie z supportem i usuwanie Danych, w celu świadczenia usługi NarzędziownikGP.

Załącznik 2. Środki bezpieczeństwa

  • Dane przechowywane w Unii Europejskiej (baza danych i pliki w Irlandii, serwery programu we Frankfurcie).
  • Szyfrowanie połączeń (TLS) i szyfrowanie danych na dyskach u dostawcy infrastruktury.
  • Oddzielenie danych firm w samej bazie danych (Row Level Security), sprawdzane testami automatycznymi przy każdej zmianie programu.
  • Uprawnienia zależne od roli, wymuszane po stronie serwera; wartości sprzętu nie opuszczają serwera dla ról, które nie mogą ich widzieć.
  • Skany orzeczeń lekarskich dostępne tylko dla właściciela firmy, także w samej bazie danych i w magazynie plików; kierownik widzi przy badaniach tylko „ważne do” albo „po terminie”.
  • Odbicia widoczne według roli: właściciel wszystkie, kierownik na budowach, którymi kieruje, pozostali tylko własne. Osoba nie poprawia własnych odbić, a poprawka godziny zawsze ma powód i zostaje w historii.
  • Współrzędne telefonu przy odbiciu służą tylko do policzenia odległości od budowy i nie są zapisywane w bazie danych ani w logach serwera.
  • Hasła przechowywane tylko jako skrót kryptograficzny; wymuszona zmiana hasła tymczasowego przy pierwszym logowaniu; dezaktywacja kont.
  • Historia, która tylko się dopisuje: błędy poprawia korekta z powodem, pierwotny wpis zostaje.
  • Zdjęcia, dokumenty i nagrania w prywatnych magazynach plików, dostępnych tylko dla serwera programu.
  • Nagrania usuwane zaraz po zamianie na tekst, także gdy zamiana się nie uda; usunięcie przy chwilowej awarii jest powtarzane, a nieudane trafia do logu serwera i jest usuwane ręcznie.
  • Dostawca sztucznej inteligencji skonfigurowany bez trenowania na danych i bez zapisywania odpowiedzi; nie dostaje wartości sprzętu ani nazwisk kierowników.
  • Dostęp do środowiska produkcyjnego tylko dla upoważnionych osób Podmiotu przetwarzającego.

Załącznik 3. Podprocesorzy

  • Supabase, Inc. (USA): baza danych, konta i logowanie, magazyn plików (zdjęcia, dokumenty, nagrania na czas zamiany na tekst). Dane w regionie UE: Irlandia.
  • Vercel Inc. (USA): hosting programu, serwery programu i zadania harmonogramu. Serwery programu w regionie UE: Frankfurt.
  • OpenAI Ireland Limited (Irlandia), podmiot grupy OpenAI: zamiana nagrań głosowych na tekst i tekstu na propozycję ruchu. Dane mogą być przetwarzane poza EOG przez czas potrzebny do odpowiedzi; nie służą do trenowania modeli.
  • Plus Five Five, Inc. (USA), dostawca usługi Resend: wysyłka e-maili (powiadomienia, raporty tygodniowe, wiadomości z czatu na adres supportu).
  • Google Ireland Limited (Irlandia), podmiot grupy Google, usługa Google Maps Platform: zamiana adresów budów i bazy na położenie na mapie (geokodowanie, z serwera programu; Google dostaje sam adres) i mapa budów na tablicy (pobierana przez przeglądarkę Użytkownika, więc Google widzi jej adres IP i oglądany obszar mapy). Dane mogą być przetwarzane poza EOG, m.in. w USA. W firmie demo program z Google nie korzysta.