Kod i karta każdego narzędzia
Każdy egzemplarz sprzętu dostaje w programie własny kod: prefiks kategorii i numer, np. H-03 dla młota albo S-01 dla szlifierki. Ten sam kod jest na naklejce, w wyszukiwaniu i w historii, więc dwie takie same wiertarki się nie mylą.
Karta narzędzia pokazuje, gdzie narzędzie jest teraz i od ilu dni, kto za nie odpowiada, markę, model, numer seryjny, terminy przeglądów i całą historię ruchów: kto, kiedy i dokąd je przeniósł. Wartość narzędzia w złotówkach widzi tylko właściciel.
Naklejki QR na zwykłej drukarce
Naklejki drukujesz sam, bez drukarki etykiet. Wybierasz arkusz A4 z gotowymi etykietami, który masz pod ręką (8, 21, 24 albo 40 naklejek na arkuszu), a program przygotowuje PDF do wydruku. Na każdej naklejce jest kod QR, duży kod narzędzia i nazwa Twojej firmy.
- Jednym przyciskiem drukujesz naklejki dla wszystkich narzędzi, które jeszcze ich nie mają.
- Na napoczętym arkuszu podajesz numer pierwszej wolnej naklejki, więc reszta arkusza się nie marnuje.
- Zniszczoną naklejkę drukujesz ponownie z karty narzędzia.
Kod QR skanujesz zwykłym aparatem telefonu albo skanerem w programie. Otwiera kartę narzędzia tylko po zalogowaniu do Twojej firmy, więc ktoś obcy, kto zeskanuje naklejkę, niczego nie zobaczy.
Wydanie, zwrot i przeniesienie telefonem
Ruch sprzętu zapisuje kierownik na swoich budowach i pojazdach, a magazynier w każdym miejscu. Do wyboru są:
- wydanie z bazy na budowę albo pojazd,
- zwrot z budowy albo pojazdu na bazę,
- przeniesienie między budowami albo pojazdami, bez wracania na bazę; zapisuje je ten, kto zabiera sprzęt,
- do serwisu i z serwisu.
Narzędzia zaznaczasz skanem naklejki albo na liście z wyszukiwaniem po nazwie i kodzie. Przed zatwierdzeniem widać podsumowanie, np. „H-03, S-01 → Budowa Rataje”. Jeśli ktoś w międzyczasie przeniósł to samo narzędzie, program pokaże, gdzie ono jest teraz i kto je przeniósł, i niczego nie zapisze na ślepo. Gdy ktoś zabierze sprzęt z budowy innego kierownika, ten kierownik dostaje powiadomienie.
Pomyłkę autor cofa sam w ciągu 15 minut. Cofnięty ruch zostaje w historii z oznaczeniem, bo historii ruchów nie da się zmienić, tylko dopisać. Później stan narzędzia poprawia właściciel korektą, zawsze z podanym powodem.
Wpis głosem i tekstem
Kierownik może powiedzieć do telefonu „biorę dwie szlifierki na Rataje” albo to napisać. Program rozpoznaje narzędzia i budowę i przygotowuje propozycję ruchu, którą kierownik sprawdza i zatwierdza. Bez zatwierdzenia nic się nie zapisuje, a gdy coś jest niejasne, np. pasują dwa narzędzia, program o to dopyta.
Głosem zapytasz też „gdzie jest niwelator?”: zamiast propozycji ruchu przychodzi odpowiedź, gdzie jest sprzęt. Nagranie usuwamy zaraz po rozpoznaniu tekstu, a do rozpoznania nie wysyłamy wartości narzędzi.
Wyszukiwanie: gdzie jest narzędzie
Lupa w nagłówku jest dla każdego w firmie, także dla pracownika. Wpisujesz kod, nazwę, markę albo kategorię, np. „H-03”, „niwelator” albo „Hilti”, a lista od razu pokazuje, gdzie jest każdy pasujący egzemplarz, od ilu dni i kto za niego odpowiada. Zaginione narzędzie ma dopisek, gdzie widziano je ostatnio.
Baza, budowy, pojazdy i serwisy
Narzędzie jest zawsze w jednym miejscu: na bazie, na budowie, na pojeździe, np. busie brygady, albo w serwisie. Sprzęt w busie nie znika z oczu, a sprzęt w naprawie nie wygląda na zaginiony: widzisz, który serwis ma szlifierkę i od kiedy. Przy sprzęcie na bazie program pokazuje, od ilu dni z niej nie wyjeżdżał, a poniedziałkowy raport wymienia najdłużej nieużywany.
Alarm po progu dni
Ustalasz, ile dni sprzęt może stać na budowie; na start jest to 30 dni. Próg ustawiasz dla całej firmy, a dla wybranego narzędzia albo pojazdu możesz go zmienić. Po przekroczeniu progu narzędzie świeci na tablicy na czerwono, kierownik budowy dostaje powiadomienie o każdym takim narzędziu, a właściciel jedno zbiorcze. Na pojeździe alarm jest domyślnie wyłączony.
Przeglądy, kalibracje, badania UDT i gwarancje
Przy narzędziu zapisujesz termin przeglądu, kalibracji, badania UDT i koniec gwarancji, każdy z opcjonalnym cyklem w miesiącach. Do terminu dołączasz zdjęcie albo PDF: świadectwo kalibracji, protokół, kartę gwarancyjną albo fakturę. Świadectwo każdy w firmie pokaże inspektorowi z telefonu, a fakturę widzi tylko właściciel, bo jest na niej cena.
Tydzień przed terminem właściciel i kierownik miejsca, w którym stoi sprzęt, dostają przypomnienie, a gdy termin minie, jeszcze jedno. Po przeglądzie wpisujesz dzień wykonania, a następny termin liczy się sam z cyklu. Wykonanie wpisuje też magazynier, który odbiera sprzęt z serwisu razem z protokołem. Termin po terminie ostrzega na tablicy i przy wydaniu, ale ruchu nie blokuje: decyzja należy do ludzi.
Sprzęt wynajęty
Gdy kierownik bierze sprzęt z wypożyczalni, dopisuje go od razu tam, gdzie sprzęt stoi, na swojej budowie albo pojeździe, bez czekania na akceptację. Podaje nazwę wypożyczalni, stawkę za dobę z umowy i termin zwrotu. Wynajęty sprzęt dostaje kod jak każde narzędzie, rusza się zwykłymi ruchami i ma na tablicy dopisek „wynajęte”. Właściciel dostaje powiadomienie o każdym takim przyjęciu.
Dzień przed terminem zwrotu przychodzi przypomnienie, a po terminie tablica pokazuje „po terminie zwrotu”. Przedłużenie najmu to po prostu zmiana daty. Zwrot do wypożyczalni zdejmuje sprzęt z tablicy, a w historii zostaje. Sprzęt wynajęty nie liczy się do limitu narzędzi pakietu, a jego koszt liczy się ze stawki wypożyczalni aż do zwrotu (zob. koszty sprzętu).
Sprzęt kupiony na budowę
Kierownik, który kupił sprzęt na budowę, zgłasza go do ewidencji z telefonu. Właściciel akceptuje zgłoszenie, nadając kod i wartość, albo je odrzuca. Dzięki temu w ewidencji nie ma narzędzi bez kodu ani zakupów, o których właściciel nie wie.
Import z Excela
Listę sprzętu z arkusza wczytujesz raz, z pliku XLSX albo CSV. Program pokazuje, z której kolumny bierze nazwę, kategorię, markę, model, numer seryjny, wartość i miejsce, a przed zapisem podgląd z błędami w każdym wierszu. Wiersze bez kodu dostają kolejny wolny kod w kategorii, a narzędzia bez miejsca trafiają na bazę. Daty z kolumn „Następny przegląd” i „Gwarancja do” stają się terminami z przypomnieniem. Przykładowy plik z nagłówkami pobierzesz w programie.
Działa bez zasięgu
Ruch zapisany w piwnicy albo na placu bez sieci czeka w telefonie i wysyła się sam, gdy wróci zasięg, z godziną, o której go zapisano. W nagłówku widać, ile ruchów czeka. Jeśli ruch z kolejki nie pasuje do tego, co w międzyczasie zapisał ktoś inny, nie zapisuje się na siłę: autor dostaje go na liście „Do wyjaśnienia”. Ostatni stan tablicy widać w telefonie także bez internetu.
Kto co może
- Właściciel widzi całą firmę z wartościami sprzętu, ustawia progi i terminy i poprawia stan korektą.
- Kierownik zapisuje ruchy na swoich budowach i pojazdach, przyjmuje sprzęt wynajęty i zgłasza sprzęt kupiony na budowę.
- Magazynier obsługuje bazę i zapisuje ruchy w każdym miejscu.
- Pracownik sprawdza, gdzie jest sprzęt, i zgłasza uszkodzenia, ale niczego nie przesunie.
Limit narzędzi zależy od pakietu, a wszystkie funkcje ewidencji są w każdym pakiecie. Szczegóły są w cenniku, a całość sprawdzisz bez rejestracji w demo.