Nagrywanie jednym telefonem
Na naradę wystarczy jeden telefon albo komputer na środku stołu. W programie zakładasz spotkanie, opcjonalnie wskazujesz budowę i naciskasz „Nagrywaj”. Gotowe nagranie z dyktafonu albo innej aplikacji możesz też wgrać z pliku.
- Nagranie idzie na serwer w trakcie, w kawałkach po ok. 5 minut. Kawałek nagrany bez zasięgu czeka w telefonie i wysyła się, gdy sieć wróci, o ile aplikacja jest wtedy otwarta.
- Podczas nagrywania ekran nie gaśnie, a program przypomina, żeby nie blokować telefonu i nie wychodzić z aplikacji.
- Gdy nagrywanie się przerwie, np. przez telefon od klienta, wznawiasz je w tym samym spotkaniu jako kolejny odcinek.
- Po „Zakończ” i wysłaniu ostatniego kawałka program sam zajmuje się resztą. Gdy protokół jest gotowy, dostajesz powiadomienie w dzwonku.
Protokół: podsumowanie, decyzje i zadania
Protokół ma cztery części:
- krótkie podsumowanie narady,
- podjęte decyzje,
- zadania: kto, co i do kiedy, jeśli termin padł w rozmowie,
- pełną transkrypcję z podziałem na mówców i znacznikami czasu.
Język rozmowy program rozpoznaje sam. Transkrypcja zostaje w języku, w którym rozmawialiście, a podsumowanie, decyzje i zadania są w języku, w którym autor spotkania używa programu. Narada z brygadą po ukraińsku daje więc polskiemu kierownikowi protokół po polsku.
Mówcy i wyszukiwanie w transkrypcji
Program rozróżnia mówców w nagraniu i oznacza ich literami A, B, C. Po spotkaniu przypisujesz im imiona albo osoby z kartoteki Ludzie (zob. Ludzie i uprawnienia). Program nie rozpoznaje osób po głosie i nie zapisuje wzorców głosu, więc przy spotkaniu wznowionym po przerwie imiona przypisujesz osobno w każdym odcinku.
Transkrypcja ma wyszukiwanie. Gdy po miesiącu ktoś pyta, kto zgodził się na zmianę terminu, wpisujesz słowo i widzisz, kto to powiedział i w której minucie.
Poprawki, wydruk i lista spotkań
- Podsumowanie, decyzje i zadania poprawiasz ręcznie, gdy coś trzeba dopisać albo sprostować. Transkrypcja jest tylko do odczytu, poza imionami mówców.
- Protokół wydrukujesz albo zapiszesz jako PDF przyciskiem „Drukuj / zapisz PDF” i wyślesz uczestnikom tak, jak wysyłasz inne dokumenty.
- Lista spotkań ma filtr po budowie, więc spotkania z jednej inwestycji masz w jednym miejscu.
Kto nagrywa i kto widzi protokół
Nagrywa właściciel, kierownik i magazynier. Pracownik nie nagrywa spotkań.
Spotkanie i protokół widzi jego autor i właściciel firmy, który widzi wszystkie spotkania. Kierownik nie widzi spotkań innego kierownika. Autor i właściciel mogą trwale usunąć spotkanie razem z protokołem, transkrypcją i nagraniem.
Limity godzin
Jedno spotkanie trwa najwyżej 2 godziny, a firma ma 10 godzin nagrań w miesiącu. Liczy się czas nagrania, nie przetwarzania. Właściciel widzi w programie, ile godzin firma wykorzystała w tym miesiącu. Gdy firma nagrywa więcej, podnosimy jej limit: napisz do nas.
Zgoda uczestników i prywatność
Przed startem nagrywający potwierdza, że poinformował uczestników o nagrywaniu i przetwarzaniu przez sztuczną inteligencję. Program zapisuje, kto i kiedy to potwierdził.
- Nagranie znika z serwera zaraz po spisaniu rozmowy. Zostaje transkrypcja i protokół.
- Dostawcy sztucznej inteligencji nie trenują modeli na nagraniach i rozmowach Twojej firmy.
- Spotkania są w pełnym eksporcie danych firmy i znikają razem z firmą.
Szczegóły, kto przetwarza nagrania i gdzie, są w polityce prywatności i umowie powierzenia.
Moduł płatny
Spotkania to moduł płatny, który dokupujesz do abonamentu w dowolnym pakiecie. Cenę roczną widzisz na górze tej strony; nie ma opłaty za wdrożenie. Włączamy go Twojej firmie na prośbę, więc w demo go nie ma. Po wyłączeniu modułu protokoły zostają w programie i wracają, gdy włączysz go ponownie. Żeby go włączyć albo zapytać o szczegóły, zostaw numer, a oddzwonimy.